Xuất Nhập Khẩu

Invoice Là Gì? Các Loại Invoice Trong Xuất Nhập Khẩu

Invoice là hóa đơn, một từ ngữ rất thông dụng trong ngành xuất nhập khẩu. Vậy cụ thể khái niệm của invoice là gì, và invoice trong xuất nhập khẩu có những loại nào, sự khác biệt giữa các loại invoice như Proforma Invoice, Commercail Invoice, Shipping invoice… là gì. Hãy cùng nhau tìm hiểu nhé

invoice là gì

Khái niệm về Invoice?

Trong ngành xuất nhập khẩu, Invoice được hiểu là hóa đơn, một chứng từ quan trọng trong quá trình trao đổi mua bán hàng hóa. Điều đặc biệt ở Invoice của ngành Xuất nhập khẩu là hóa đơn bán hàng được trực tiếp người bán hàng  lập theo form, phù hợp với thông tin mặt hàng mình bán, không phải tuân thủ theo những mục của  form của Chi Cục Thuế hay cơ quan Nhà nước của bên quốc gia nào cả, đặc biệt khác hoàn toàn với hóa đơn bán hàng trong nước. Thông tin trên Invoice bao gồm đầy đủ:  Nội dung về số hóa đơn,  ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, và tổng số tiền. Hóa đơn này thực sự có vai trò quan trọng trong quá trình trao đổi hàng hóa, thực hiện thành công quá trình xuất nhập khẩu, nếu như không có hóa đơn này, hoạt động xuất – nhập khẩu hàng hóa coi như chưa bắt đầu được, chứ đừng nói đến tiến hành. Và những ai đã làm việc trong ngành Xuất- Nhập khẩu sẽ biết đến tầm quan trọng của hóa đơn Invoice trong quá trình thanh toán, đóng thuế, khai Hải quan.

Các loại Invoice thông dụng trong xuất nhập khẩu

Gồm hai loại Invoice chủ yếu và được chia thành : Proforma invoice và Commercial Invoice với việc phân chia sử dụng thật rõ:

Proforma Invoice

khi hai bên đối tác cần trao đổi hàng hóa và tiến hành thỏa thuận mức giá phù hợp , đồng thuận giữa người mua và người bán về giá bán của sản phẩm. Sau khi thỏa thuận phù hợp, người bán đồng ý bán và người mua đồng ý mua sản phẩm với giá đó, thì người bán sẽ gửi  báo giá thông qua Proforma Invoice đến người mua, và người mua mới định mức được giá của cả lô hàng. Hóa đơn Proforma Invoice còn được nhiều tham gia mua bán gọi với cái tên, hóa đơn chiếu lệ, đúng theo tên gọi, hóa đơn không phải dùng để thanh toán, như một hình thức thông báo về giá cả, và hoàn toàn có thể thay đổi khi cả hai bên không đồng ý, chấp thuận giá cả.

Commercial Invoice

Khi hai bên mua- bán đã đồng ý chắc chắn về giá cả của sản phẩm, và tiến hành ký hợp đồng ngoại thương và người bán giao hàng cho người mua và phải làm thủ tục thanh toán thông qua hóa đơn Commercial Invoice- hóa đơn thương mại có giá trị pháp lý và giá trị thanh toán giữa hai bên người mua- bán. Hóa đơn này thực sự có vị trí quan trọng và khó có thể thay đổi được bởi đây là hóa đơn được bên Hải quan, cơ quan Thuế sử dụng để xác định giá trị hóa đơn, tiến hành nộp thuế và khai quan điện tử.

Cùng tìm hiểu những thông tin chi tiết về hai dạng hóa đơn để thực hiện những quy trình chuẩn bị của quá trình Xuất- nhập khẩu hàng hóa, thực hiện thành công hàng hóa trao đổi, đảm bảo thuận mua vừa bán.

Hóa đơn Proforma- PI- Hóa đơn chiếu lệ

Như đã tìm hiểu ở trên, hóa đơn PI được lập ra khi người mua gửi đơn đặt hàng ( Purchase Order – PO)  cho người bán, sau khi nhận được thông tin về đơn gửi, người bán tiến hành gửi hóa đơn chiếu lệ PI cho người mua để người mua chấp thuận với giá cả và thanh toán cho một phần để đặt cọc hàng, hoặc có thể thanh toán 100% với mức thanh toán có thể chi trả. Hợp đồng Proforma có thể để hai bên mua – bán cũng ký tên và không xác định thời điểm phát hành, thông thường là gửi trước khi giao hàng hóa lên tàu.

  • Nội dung cần thiết phải có của Proforma Invoice, dù cho người bán hàng tự lập nhưng đủ các thông tin:
  • Seller bao gồm: tên, địa chỉ,  tel,  fax người bán
  • Buyer bao gồm: tên, địa chỉ, tel, fax người mua
  • Số và ngày PI: hiểu đơn giản là số của hóa đơn chiếu lệ.
  • Payment: đề bạt khả năng thanh toán, điều kiện thanh toán phù hợp với người mua, và mong muốn của người bán, được ký hiệu như ( By T/T, 100 %Advance)- để thanh toán 100% giá của lô hàng hay ( By T/T, 30% Advance, 70% against of copyshipping docs…) được hiểu là đặt cọc 30% còn 70% gửi theo chứng từ , đồng thời đính kèm thông tin về ngân hàng, tài khoản ngân hàng để thực hiện thanh toán cho người mua.
  • Port of loading: Cảng Việt Nam, với thuận lợi đường bờ biển như ở Việt Nam, có rất nhiều các cảng, dễ dàng thực hiện bốc hàng trải dài từ Bắc và Nam  như Hải Phòng port, Hồ Chí Minh Port…
  • Port of Destinatiom: Cảng đến, phụ thuộc vào quốc gia thực hiện trao đổi mua – bán, xuất – nhập khẩu hàng hóa trên khắp thể giới.
  • ETA: Ngày dự kiến hàng đến, ( Estimates  Time Arrival)
  • Các thông tin liên quan về hàng hóa:  Mô tả sản phẩm bao gồm chất lượng, màu sắc, … và số lượng hàng hóa, đơn giá và tổng tiền, càng chi tiết, càng chắc chắn về hàng hóa nhận được.
  • Việc thay đổi thêm hoặc bớt một số thông tin tùy thuộc vào loại hàng hóa, và người bán hàng.

Tìm hiểu kỹ hơn về Commercial Invoice

Commercial Invoice – CI – Hóa đơn thương mại

Hiểu được tầm quan trọng của hóa đơn thương mại trong giao dịch hàng hóa, với chức năng pháp lý và chức năng thanh toán về nộp thuế hay khải quan điện tử. Thời điểm thực hiện hóa đơn thương mại là sau khi hàng hóa được đưa lên container và xếp lên tàu, bên bán gửi cho bên mua chứng từ  hóa đơn về thương mại và những chứng từ liên quan về vận đơn, chứng nhận xuất xứ,  phiếu đóng gói,…  để bên mua thực hiện thanh toán lô hàng được  nhập khẩu. Hóa đơn CI có thể khác với hóa đơn PI , bởi lẽ trên thực tế có thể thay đổi về số lượng hàng đóng cont có thể bị sai lệch với số lượng đặt hàng với đặc thù riêng của từng mặt hàng. Và về cơ bản có thể sai khác về thông tin:

Số tiền khách hàng còn phải thanh toán bằng số tiền được ghi rõ trong hóa đơn CI trừ đi số tiền đã thành toán trong hóa đơn PI:  trên thực tế khi Xuất- Nhập khẩu hàng hóa có rất nhiều vấn đề có thể xảy ra, đặc biệt với một lô hàng lớn, nên việc tính lại tiền cho thật chính xác như trong CI là điều hiển nhiên , để thuận tiện cho hai bên và tiếp tục hợp tác kinh doanh trong tương lai. Ví dụ khi bạn muốn nhận 15 lô hàng, nhưng lại chỉ có 14 được đóng hàng, bạn không thể để lẻ và chỉ vận chuyển 1 lô hàng, thực sự rất tốn kém về chi phí vận chuyển.

Nội dung trong Commercial không khác là bao với hình thức của Proforma Invoice. Trong trường hợp đặc biệt  phải thanh toán quy trình Xuất – nhập khẩu L/C, hóa đơn Commercial Invoice phải thực hiện rõ ràng chức năng, bằng cách người làm hóa đơn CI phải lập rõ ràng, nghiệm ngặt các nội dung và chính xác đến từng chi tiết, từng dấu chấm, phẩy như trong L/C đã quy định. Việc quản lý thông tin của từng hồ sơ cũng cần thật cẩn thận, chu đáo, khi cần công chiếu với khách hàng, vì thế việc lưu lại thông tin chi tiết của từng bộ hồ sơ, từng bản hợp đồng được ký kết hợp pháp.

Trên CI chỉ cần chữ ký và dấu xác nhận của người bán:  điều này là điều dễ hiểu khi xuất hàng đi Arab, Kuwait… để đảm bảo chắc chắn khách hàng cần yêu thêm trong bản hóa đơn CI có  xác nhận của phòng  Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI. Khi nhận được yêu cầu của khách hàng, với những nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm làm việc lâu trong doanh nghiệp Xuất- Nhập khẩu mang hóa đơn chi tiết và đã có chữ ký của CI mang lên để VCCI xác nhận ngay cạnh chữ ký bằng con dấu của doanh nghiệp. Thông thường thủ tục này sẽ mất lệ phí là 100.000 đồng chứ không mất quá nhiều thời gian, thủ tục quá trình diễn ra khá đơn giản, vì thế nhiều nhân viên mang theo chứng từ để xin cấp CO.

=> Nhiều trường hợp tránh luật có thể xảy ra khi trong hóa đơn CI có hai loai hóa đơn, với một loại là hóa đơn với giá trị thật, và một hóa đơn được làm với số tiền giảm đi để giảm thuế cho khách hàng, tăng mối quan hệ hợp tác với bên cung cấp. Nhưng ở Việt Nam, vì hiểu biết quy trình và biết rõ về tính chất, hình thức của hai loại hóa đơn, nên nhiều doanh nghiệp lợi dụng cơ hội để trốn thuế, mặc dù với bên đối tác là nước ngoài.

Commercial Invoice trong thanh toán tín dụng chứng từ L/C

Loại lô hàng nào thì bạn phải yêu cầu  Commercial Invoice thanh toán theo tín dụng chứng từ L/C, và từ hiểu biết về lô hàng và làm chuẩn theo  quy định của UCP 600. UCP 600 được biết là những Quy tắc và Thực hành thống nhất Tín dụng chứng từ. Cùng tìm hiểu chi tiết thông tin về UCP yêu cầu Commercial Invoice dùng thanh toán bằng chứng từ L/C:

  • Bao gồm tên người hưởng thụ được ghi trên L/C;
  • Việc hóa đơn ghi đúng thông tin về tên người bán, người mua trong hợp đồng thương mại hay trong L/C điều cần thiết;
  • Đồng điệu trong việc sử dụng đơn vị tiền tệ giữa hóa đơn và L/C;
  • Hóa đơn phải mở cho người hưởng thụ có tên trong L/C và người mở trong L/C;
  • Việc mô tả về sản phẩm bao gồm về số lượng lô hàng, ký hiệu chủng loại, chất lượng của sản phẩm, quy cách, giá cả của sản phẩm phải được ghi chi tiết, rõ ràng trong Hóa đơn CI;
  • Hầu hết các giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng được hiện thị trong L/C thì trong hóa đơn CI cũng phải thể hiện đầy đủ, rõ ràng, và đồng thời phải có sự đối chiếu hợp lý thông tin với những chứng từ khác, tránh trường hợp cùng một chủ đề, nội dung sản phẩm nhưng lại có hai thông tin khác nhau.
  • Hóa đơn thương mại CI không cần phải ký, và khi ký phải ghi rõ ràng thông tin trong L/C, Nhưng khi làm thực tế thì lại không như thế, hóa đơn thương mại CI nhất định phải được ký , vì khi có chữ ký của bên mua thì mới thực hiện được chứng năng thanh toán, đồng thời cũng dùng hóa đơn thương mại với mục đích làm các chứng từ khác như thuế và cơ quan hải quan.
  • Điều đáng lưu ý nhất khi quá trình của bản thanh toán bằng hình thức L/C, thì không phải tuân thủ theo quy định trên của UCP 600. Những yêu cầu được thể hiện ở trên mang tính chất chung, tính chất quốc tế và rất nhiều bản hợp đồng thương mại khi sử dụng hinh thức thanh toán của L/C nên cần các nhân viên Xuất- Nhập khẩu  tuân thủ khi trao đổi hàng hóa với khách hàng bên ngoài, để tránh những vấn đề nhỏ nhất xảy ra, tránh thủ tục rắc rối xảy ra như thủ tục rắc rối, nhiều sai sót và mất thời gian chỉnh sửa.

Proforma Invoice và hóa đơn Commercial Invoice khác nhau như thế nào

– Giống nhau: Cùng với hình thức thể hiện thông tin và thông tin giữa hai dạng hóa đơn có những điểm tương đồng nhất định, nhưng chia làm hai loại để thể hiện sự khác biệt trong cách sử dụng, và chức năng của từng loại hóa đơn

– Khác biệt:

+ Thời điểm phát hành: Hầu hết những người làm việc trong ngành Xuất- nhập đều cho rằng, hóa đơn Proforma sẽ được phát hành trước khi hàng đã gửi, còn hóa đơn Commercial để thực hiện chức năng thanh toán thì phải tiến hành khi hàng đã được giao trên tàu cảng.

+ Nội dung: thôn tin trên hai loại hóa đơn đều giống nhau, nhưng Proforma Invoice có thể chỉnh sửa được, còn hóa đơn Commercail Invoice lại không thể chỉnh sửa được, thông tin vì thế đảm bảo chính xác, chi tiết , đầy đủ nhất.

+ Về mặt pháp lý: Commercial như một loại giấy tờ mang tính pháp lý trong quá trình trao đổi hàng hóa giữa hai bên, như một lời cam kết trước pháp luật, quy trình trao đổi hàng hóa đã được diễn ra giữa ai với ai, hình thức thanh toán và mặt hàng mô tả, còn Proforma là mang tính hình thức, sự thỏa thuận chưa chính thức.

+ Kế toán công ty: chỉ có CI mới có thể thực hiện được chức năng hạch toán kế toán của công ty chứ PI không thể thực hiện được chức năng này.

Những vấn đề thường gặp với Commercial Invoice

Được biết ở trên, Invoice là do người bán lập nên, nhưng người mua chính là người làm những thủ tục hải quan  để hàng hóa được chấp nhận được thông quan, vì thế mà người mua phải gửi bản thông tin chi tiết cần thiết cho cơ quan hải quan. Và khi hải quan cần đến hợp đồng thương mại thì người ta có thể trình lên Proforma, và một số thông tin có thể bị thiếu trong hóa đơn thương mại như:

  • Không thể hiện điều kiện giao hàng trong incoterms, tên cảng xuất, tên cảng nhập;
  • Một số thông tin về tên hàng khi không đúng như hợp đồng hay packing list, gộp quá nhiều mặt hàng vào chung một loại.
  • Người bán chiết khấu hóa đơn cho người mua nhưng lại không được thể hiện trên hóa đơn mà chỉ ghi tổng giá trị hóa đơn tổng.
  1. Kết luận

Hóa đơn cũng được hiểu là một chứng từ mang giá trị với nhiều chức năng khác nhau như làm thủ tục hải quan, cấp chứng nhận xuất xứ C/O. Mong rằng những thông tin mà bài viết đã chia sẻ về các loại hóa đơn, đặc biệt là Proforma và Commercial Invoice, giúp bạn đọc có thêm được cái nhìn chuẩn mực về hóa đơn mua hàng trong ngành Xuất nhập khẩu và nhanh chóng tìm hiểu kỹ lưỡng về từng loại có ích rất nhiều trong công việc của bạn trong ngành trong tương lai. Chúc bạn thực sự thành công với những lô hàng bằng những hóa đơn mình đã chia sẻ.

Leave a Comment